ثبت نام در سامانه صندوق رفاه دانشجویی جهت ثبت تقاضای وام‌های دانشجویی از بازه زمانی ۳۰ مهر آغاز شده و تا ۱۵ آذر ادامه دارد. وام اولی که به دانشجویان تعلق می‌گیرد وام تحصیلی است که ثبت نام آن از ۳۰ مهر آغاز شده و تا ۱۵ آبان ادامه دارد که مبلغ این وام یک میلیون و ۵۰۰ تا ۲ میلیون در هر نیمسال است.
وام دومی که در سال تحصیلی جدید شامل دانشجویان می‌شود، وام ضروری است که ثبت نام آن از ۳۰ مهر آغاز شده و ۱۵ آبان ۹۹ به پایان می‌رسد. این وام شامل تولد فرزند دانشجوی متأهل، فوت پدر، مادر، همسر یا فرزند دانشجو، دانشجویان حادثه دیده در سوانح و تصادفات، دانشجویان مبتلا به بیماری‌های خاص و پرهزینه، وام برای بیماری‌های خاص و پر هزینه یکی از اعضای تحت تکفل دانشجو و سایر موارد مشابه به تشخیص رئیس صندوق به دانشجو پرداخت می‌شود.
وام سومی که به دانشجویان پرداخت می‌شود وام ویژه دکتری است که از دو محل منابع صندوق رفاه دانشجویان و بانک‌های طرف قراداد با صندوق پرداخت می‌شود. مهلت ثبت نام برای وام ویژه دکتری از منابع صندوق رفاه دانشجویان در سامانه ثبت نام این صندوق از ۱۷ آبان آغاز شده و ۱۵ آذر به پایان می‌رسد. این وام ۷۰۰ هزار تومان است و هر ۶ ماه به صورت ماهانه پرداخت می‌شود. ثبت نام برای وام ویژه دکتری از طرف بانک‌های عامل نیز از ۳۰ مهر آغاز شده و ۱۵ آبان ۹۹ به پایان می‌رسد. این وام ۷۰۰ هزار تومان به صورت ماهانه بوده و هر ۳ ماه پرداخت می‌شود.
چهارمین وامی که به دانشجویان از سوی صندوق رفاه دانشجویان وزارت علوم پرداخت می‌شود وام مسکن است. مهلت ثبت نام برای وام ودیعه مسکن از منابع بانک قرض الحسنه مهر ایران از ۱۸ آبان شروع می‌شود و تا ۱۵ دی ادامه دارد. دانشجو برای دریافت این وام باید متاهل، فاقد خوابگاه و دارای سند تعهد و اجاره نامه دارای کد رهگیری باشد. به دانشجویان در حال طی کردن آخرین نیمسال تحصیلی مجاز، وام مسکن تعلق نمی‌گیرد و در صورتی که زوجین دانشجو باشند، فقط یکی از آن‌ها می‌تواند از وام مسکن بهره‌مند شود. این وام در کلانشهر تهران ۲۵ میلیون تومان، در ۱۰ کلانشهرهای دیگر ۱۵ میلیون تومان و در سایر شهرها ۱۰ میلیون تومان است.
وام پنجمی که دانشجویان می‌توانند از آن برخوردار شوند وام شهریه است. مهلت ثبت نام برای وام شهریه از منابع صندوق رفاه نیز از ۳۰ مهر شروع شده و ۱۵ دی به پایان می‌رسد. ثبت نام برای وام شهریه از منابع بانک‌های عامل از ۳۰ مهر آغاز شده و تا ۱۵ دی ۹۹ ادامه دارد. این وام به شماره حساب دانشگاه بابت تأمین بخشی از بدهی شهریه دانشجوی متقاضی واریز و به عنوان بدهی در پرونده او ثبت می‌شود.
دانشجویان برای دریافت این وام‌ها و طی مراحل ثبت نام در سامانه صندوق رفاه باید مراحلی را طی کنند. در ادامه این گزارش به بیان توضیحاتی درباره فرآیند ثبت نام این وام‌ها پرداخته‌ایم.
دانشجوی متقاضی وام ابتدا باید وارد پورتال دانشجویی از طریق سایت صندوق رفاه به آدرس WWW. ir.swf شود و یا به پورتال دانشجویی صندوق رفاه مراجعه کنند. در ابتدا دانشجو باید بر روی گزینه «ثبت نام دانشجوی جدید» کلیک کرده و اطلاعات شخصی خود شامل «کد ملی، تاریخ تولد» را وارد و بر روی دکمه جستجو کلیک کند.
بعد از این مرحله دانشجو باید اطلاعاتی همانند تابعیت، محل صدور، مرکز آموزشی، رشته تحصیلی، نوع دوره، مقطع، سال ورود، نیمسال ورود، شماره دانشجویی، تلفن ثابت و همراه را وارد کند و گزینه ارسال کد صحت سنجی به گوشی همراه به صورت پیامک را انتخاب کرده تا این کد برای دانشجو ارسال شود و سپس بر روی گزینه ذخیره کلیک کند.
مرحله بعد تایید هویت دانشجو از سوی دانشگاه مربوطه است که در صورت تایید دانشجو توسط دانشگاه به عنوان دانشجوی آن دانشگاه، دانشجو با ورود مجدد به پورتال دانشجویی و ثبت کلمه کاربری و رمز عبور می‌تواند گزینه درخواست وام را انتخاب کند.
بعد از انتخاب این گزینه دانشجوی ورودی جدید در مقطع جدید و دارای پرونده در سامانه جامع صندوق با وارد کردن نام کاربری و رمز عبور (که همان کدملی دانشجو بدون خط تیره‌ها است) البته در صورتی که مقطع تحصیلی قبلی تعیین تکلیف شده باشد (صدور دفترچه یا تسویه حساب) وارد بخش اطلاعات دانشجو شده و ثبت مقطع تحصیلی جدید را انتخاب می‌کند.
سپس پنجره جدید باز شده مقطع قبلی و تعیین تکلیف شده را نمایش می‌دهد و دانشجو باید درخواست ایجاد مقطع تحصیلی جدید را انتخاب کند. بعد از آن اطلاعاتی همچون تابعیت، محل صدور، مرکز آموزشی، رشته تحصیلی، نوع دوره، مقطع، سال ورود، نیمسال ورود، شماره دانشجویی، تلفن ثابت و همراه را وارد کند و سپس گزینه دریافت کدصحت سنجی در گوشی همراه به صورت پیامک را انتخاب کند و گزینه ذخیره را انتخاب کند.
نحوه ثبت درخواست وام دانشجویی
بعد از طی این مراحل دانشجو به مرحله مراجعه به دانشگاه می رسد و باید به دانشگاه جهت مطابقت و تایید ثبت نام اولیه به همراه مستندات اعم از اصل و تصویر شناسنامه و کارت ملی، سند تعهد نامه محضری، سند تاهل، اجاره نامه دارای کد رهگیری، شماره حساب فعال به نام دانشجو، کارت دانشجویی و ... بر اساس نوع وام درخواستی مراجعه کند.تذکر۱: دانشجو باید با توجه به محدودیت‌های فنی از ساعت ۸ صبح الی ۱۶ بعد ظهر در پورتال دانشجویی ثبت نام کند.
تذکر۲: نام کاربری دانشجویان، کد ملی به صورت ۱۰ رقم عددی و بدون خطوط بین آن است.
تذکر۳:کلمه عبور برای دانشجویان قدیمی همان کلمه عبور قبلی و برای دانشجویان جدید همان ۱۰ رقم عددی کد ملی بدون خطوط بین آن است.
اقدام دانشگاه در سامانه جامع صندوق
بعد از طی این دو مرحله نوبت به بررسی درخواست وام دانشجو توسط دانشگاه می رسد. کاربر دانشگاه با توجه به مستندات ارائه شده می تواند به تایید یا حذف ثبت نام اولیه دانشجو اقدام کند.
دانشگاه سپس به کنترل و تایید مدارک وام توسط کارشناس اداره رفاه دانشگاه پس از استعلام از کدینگ وزارت علوم، ثبت احوال و بانک شامل سند تعهد نامه محضری، شماره حساب، مستندات مربوط به وام ها می پردازد.
تایید وام و مدارک الزامی بر اساس نوع وام درخواستی دانشجو در سیستم جامع صندوق توسط کاربر دانشگاه، ایجاد لیست وام توسط کارشناس اداره رفاه دانشگاه و تایید لیست توسط معاون دانشجویی دانشگاه و ارسال لیست وام تایید معاونت شده از طریق سامانه جامع صندوق رفاه به کارشناس اداره پرداخت وام صندوق رفاه اقداماتی دیگری است که توسط دانشگاه انجام می شود.
تذکر: چنانچه پورتال دانشجویی صندوق رفاه، دانشجویی را شاغل تشخیص داد، ولی دانشجو در زمان تحصیل شاغل نبود باید از محلی که سابقه بیمه برای وی گزارش شده، استعلام بیمه‌ای تایید شده مبنی بر عدم اشتغال به دانشگاه ارائه کند.
اقدام صندوق رفاه دانشجویان در سامانه جامع صندوق
مرحله چهارم بررسی پرونده های تایید شده دانشگاه توسط صندوق رفاه است. در این مرحله کنترل و بررسی تعدادی از مدارک مرتبط با نوع وام درخواستی در پرونده دانشجو در لیست ارسالی دانشگاه توسط کارشناس اداره پرداخت وام صندوق رفاه و تایید لیست وام ارسالی دانشگاه توسط کارشناسان اداره پرداخت وام صندوق رفاه انجام می شود.
تجمیع لیست‌های وام و تایید و امضای کارشناس و رئیس اداره پرداخت وام دانشجویی، مدیرخدمات رفاهی و معاون امور دانشجویان صندوق رفاه، تایید نهایی لیست تجمیع وام در سامانه جامع صندوق و ارسال به اداره امور مالی جهت پرداخت وام به شماره حساب دانشجو یا دانشگاه سایر اقداماتی است که در این مرحله انجام می شود.
