رویداد ایران_طیبه حسینی:توی محیط اداری، مخصوصاً جاهایی که با اسناد و مکاتبات زیاد سر و کار دارن، سرعت و دقت توی تایپ یک جورایی مثل گواهینامه رانندگی برای راننده‌هاست؛ یک چیز اولیه که اگه نداشته باشی، خیلی از کارها رو نمی‌تونی انجام بدی. حتی اگه کارتون فقط جواب دادن به چند تا ایمیل یا نوشتن یک پیام ساده باشه، مهارت تایپ خوب باعث می‌شه حرفه‌ای‌تر به نظر بیاید و کارهاتون رو سریع‌تر راه بندازید.
آموزش گام‌به‌گام: راز ده‌انگشتی شدن!
شاید شنیده باشید که می‌گن تایپ ده‌انگشتی سخته یا زمان‌بره. ولی راستش رو بخواید، مثل یاد گرفتن هر مهارت جدیدیه. اولش شاید یکم سخت باشه، ولی با تمرین، کاملاً دست‌یافتنیه.
شناخت چیدمان کیبورد: اول از همه، به چیدمان کیبورد نگاه کنید. جایی که انگشت‌های اشاره‌ی هر دو دستتون به طور طبیعی قرار می‌گیره، کلیدهای روی کیبوردهای فارسی (ت) و (ب) و روی کیبوردهای انگلیسی (F) و (J) هستند. این دو تا کلید معمولاً یک برجستگی کوچیک دارن که بهتون کمک می‌کنه بدون نگاه کردن، موقعیت دستتون رو پیدا کنید. این دو کلید، نقطه شروع هستن.
- وضعیت صحیح دست‌ها: انگشت‌های هر دست رو روی ردیف میانی کیبورد قرار بدید:
- دست راست: انگشت اشاره روی «ت»، وسطی روی «ن»، حلقه روی «م»، کوچیک روی «ک». یاJ , K , L , ; برای کیبورد انگلیسی
- دست چپ: انگشت اشاره روی «ب»، وسطی روی «ی»، حلقه روی «س»، کوچیک روی «ش». یا F, D, S, A برای کیبورد انگلیسی
- شست‌ها: معمولاً برای زدن کلید Space (فاصله) استفاده می‌شن.
- حرکت صحیح انگشت‌ها: نکته‌ی کلیدی اینه که هر انگشت فقط مسئول زدن کلیدهای جلوی خودشه. یعنی انگشت اشاره‌ی دست راست باید هم «ت» رو بزنه، هم «ا»، «ن»، «م»، «ک» و «گ». همین‌طور برای بقیه‌ی انگشت‌ها. کم‌کم با تمرین، این الگو توی ذهنتون حک می‌شه.
- نگاه نکردن به کیبورد: بزرگترین دشمن تایپیست‌های تازه‌کار، نگاه کردن به کیبورده! سعی کنید عادت کنید که فقط به صفحه‌ی نمایش نگاه کنید. اولش سخته و ممکنه اشتباه زیاد بزنید، ولی همین سختی اولشه که بعدش سرعتتون رو چند برابر می‌کنه.
- تمرین مداوم: بهترین راه یادگیری، تمرین مداومه. روزی ۱۵-۲۰ دقیقه تمرین، خیلی بهتر از ۲ ساعت تمرین در هفته است.
مثال کاربردی: نامه‌نگاری اداری
تصور کنید در یک اداره‌ی دولتی مشغول به کار شده‌اید و وظیفه دارید نامه‌های ارسالی و دریافتی را در سیستم ثبت کنید. هر نامه شامل اطلاعاتی مانند فرستنده، گیرنده، تاریخ، موضوع و متن اصلی است. فرض کنید در یک روز، حدود ۵۰ نامه دارید که باید متن آن‌ها را در سیستم وارد کنید. اگر سرعت تایپ شما پایین باشد (مثلاً ۱۰ کلمه در دقیقه)، وارد کردن متن این نامه‌ها زمان زیادی از شما خواهد گرفت و ممکن است باعث شود کارهای دیگرتان عقب بیفتد. اما اگر با سرعت ۳۰-۴۰ کلمه در دقیقه و با دقت بالا تایپ کنید، این کار به مراتب سریع‌تر انجام می‌شود و شما زمان بیشتری برای رسیدگی به سایر وظایف اداری خواهید داشت. حتی ممکن است بتوانید در وقت آزاد خود، به همکاران دیگر هم کمک کنید!
ابزارهای تمرین تایپ
خوشبختانه ابزارهای خیلی خوبی برای تمرین تایپ وجود داره، هم خارجی و هم ایرانی:
ابزارهای بین‌المللی:
10fastfingers.com: این سایت یکی از محبوب‌ترین‌هاست. با جملات کوتاه و کلمات رایج، سرعت و دقت شما رو می‌سنجه و یک امتیاز بهتون می‌ده. می‌تونید از بین زبان‌های مختلف، فارسی رو هم انتخاب کنید.
Ratatype: این سایت علاوه بر تمرین، آموزش‌های خوبی هم برای تایپ ده‌انگشتی داره و می‌تونید گواهینامه هم بگیرید.
ابزار ایرانی:
تایپو (Typo.ir): این سایت فارسی‌زبان، تمرین‌های خوبی برای حروف فارسی و سرعت تایپ داره و محیط کاربریش هم خیلی راحته.
یادگیری تایپ ده‌انگشتی، سرمایه‌گذاری روی خودتونه. مثل اینه که یک ابزار خوب بخرید که کارتون رو راحت‌تر می‌کنه.
تمرین پیشنهادی:
هر روز ۱۵ دقیقه به یکی از سایت‌های معرفی شده مثلاً 10fastfingers یا تایپو سر بزنید و تمرین کنید.سعی کنید در حین کار، آگاهانه از انگشت‌های درست استفاده کنید، حتی اگه اولش کندتر باشید.وقتی با کیبورد انگلیسی کار می‌کنید، حتماً کیبورد رو به حالت انگلیسی تغییر بدید و با همون چیدمان تمرین کنید.به این فکر کنید که هر حرفی که درست و سریع تایپ می‌کنید، شما رو یک قدم به حرفه‌ای شدن نزدیک‌تر می‌کنه!
مهارت‌های کلیدی برای کارمندای اداری
نگارش و ویرایش نامه‌ها و مکاتبات رسمی. توی محیط کار، نامه‌ها و ایمیل‌ها نقش خیلی مهمی دارن و نشون‌دهنده‌ی حرفه‌ای‌بودن شما و سازمانتون هستن. پس باید یاد بگیریم چطوری نامه‌هایی بنویسیم که هم درست باشن، هم واضح و مختصر و مفید.
۱. قالب‌نامه‌های رسمی و نیمه‌رسمی اداری در Word
- قالب‌نامه‌های رسمی: این نوع قالب‌ها معمولاً برای مکاتبات بین سازمان‌ها، یا نامه‌های خیلی مهم و رسمی استفاده می‌شن. توی این قالب‌ها، معمولاً آرم سازمان، شماره نامه، تاریخ، عنوان گیرنده و فرستنده، موضوع نامه و متن اصلی با یک ساختار مشخص قرار می‌گیرن.
- قالب‌نامه‌های نیمه‌رسمی: این قالب‌ها یک کم انعطاف‌پذیرتر هستن و بیشتر برای مکاتبات داخلی سازمان یا نامه‌هایی که خیلی رسمی نیستن استفاده می‌شن. تو این قالب‌ها هم اطلاعات اصلی نامه وجود داره، ولی ممکنه طراحی و فونت‌ها یک کم غیررسمی‌تر باشن.
نکته مهم: قبل از شروع به نوشتن نامه، حتماً از قالب‌نامه‌ی استاندارد سازمانتون استفاده کنید. اگه قالب‌نامه ندارید، می‌تونید از الگوهای آماده توی Word استفاده کنید و اون‌ها رو مطابق با نیازهای خودتون تغییر بدید.
۲. آشنایی با اصطلاحات رایج اداری
توی نامه‌های اداری، یک سری اصطلاحات خاص وجود دارن که باید باهاشون آشنا باشید:
- رونوشت: وقتی یک نامه رو برای اطلاع یا اقدام به چند نفر دیگه هم می‌فرستید، به این کار می‌گن رونوشت. معمولاً اسم کسایی که رونوشت رو دریافت می‌کنن، پایین نامه و بعد از عبارت “رونوشت به:” نوشته می‌شه.
- ارجاع: وقتی یک نامه برای بررسی یا اقدام به یک واحد یا فرد دیگه فرستاده می‌شه، به این کار می‌گن ارجاع. توی نامه‌ی ارجاعی، معمولاً توضیح داده می‌شه که گیرنده باید چه اقدامی انجام بده.
- پیوست: اگه همراه نامه، مدارک یا فایل‌های دیگه‌ای هم می‌فرستید، بهشون می‌گن پیوست. توی نامه باید ذکر بشه که پیوست داره و اسم پیوست‌ها هم نوشته می‌شه.
- اندیکاتور: یک فرم کوچیکه که به نامه ضمیمه می‌شه و اطلاعات مربوط به نامه (شماره، تاریخ، موضوع، فرستنده، گیرنده) توش ثبت می‌شه. اندیکاتور برای بایگانی و پیگیری نامه‌ها خیلی مفیده.
- شماره ثبت: هر نامه بعد از اینکه وارد سازمان می‌شه، یک شماره‌ی منحصر به فرد می‌گیره که بهش می‌گن شماره ثبت. این شماره برای پیگیری نامه خیلی مهمه.
۳. ابزارهای مفید برای نگارش و ویرایش نامه
- Word: این نرم‌افزار محبوب‌ترین ابزار برای نوشتن و ویرایش نامه‌هاست. Word امکانات زیادی برای قالب‌بندی متن، اضافه کردن جدول و تصویر، بررسی املایی و نگارشی و غیره داره.
- نسخه آنلاین Word: اگه به Word دسترسی ندارید، می‌تونید از نسخه آنلاین اون استفاده کنید. این نسخه امکانات کمتری نسبت به نسخه دسکتاپ داره، ولی برای نوشتن و ویرایش ساده‌ی نامه‌ها کافیه.
- الگوهای ایرانی: خوشبختانه الگوهای آماده‌ی زیادی برای نامه‌های اداری ایرانی وجود داره. می‌تونید این الگوها رو از اینترنت دانلود کنید و ازشون برای نوشتن نامه‌های خودتون استفاده کنید. الگوهای مربوط به دستگاه‌های دولتی، شهرداری‌ها، دیوان عدالت اداری و غیره هم معمولاً به صورت رایگان در دسترس هستن.
۴. نکات مهم در نگارش نامه‌های اداری
- رعایت ساختار: نامه‌های اداری باید یک ساختار مشخص داشته باشن (عنوان، تاریخ، شماره نامه، موضوع، گیرنده، فرستنده، متن اصلی، امضا).
- استفاده از زبان رسمی: توی نامه‌های اداری باید از زبان رسمی و مودبانه استفاده کنید. از به کار بردن اصطلاحات عامیانه و غیررسمی خودداری کنید.
- وضوح و اختصار: متن نامه باید واضح، مختصر و مفید باشه. از زیاده‌گویی و استفاده از جملات پیچیده خودداری کنید.
- رعایت قواعد نگارشی: حتماً قواعد نگارشی (املای درست کلمات، نقطه‌گذاری، فاصله‌گذاری و غیره) رو رعایت کنید.
- ویرایش نهایی: قبل از ارسال نامه، حتماً یک بار دیگه اون رو بخونید و از درست بودن همه چیز مطمئن بشید.
۵. تمرین عملی
بهترین راه برای یادگیری نگارش نامه‌های اداری، تمرین کردنه.
- تمرین پیشنهادی:
- چند تا از الگوهای آماده‌ی نامه‌های اداری رو دانلود کنید و اون‌ها رو بررسی کنید.
- یک نامه با موضوع فرضی بنویسید و سعی کنید تمام نکات و اصطلاحاتی که یاد گرفتید رو توش رعایت کنید.
- نامه‌تون رو به یک نفر دیگه بدید تا اون رو بخونه و نظرش رو بگه.
- نامه‌هایی که قبلاً توی سازمانتون نوشته شده رو بررسی کنید و سعی کنید از اون‌ها الگو بگیرید.
