hamburger menu
search

redvid esle

redvid esle

رویداد ایران > خبرها > ده نکته درباره‌ مستندسازی در روابط‌عمومی

ده نکته درباره‌ مستندسازی در روابط‌عمومی

 به‌طور حتم برای شما هم به‌عنوان یک کارشناس یا مدیر روابط‌عمومی پیش آمده که به دلیل عدم مستندسازی، بایگانی نکردن تجربه‌های خود و رویدادهای مختلف، از جمله برنامه‌های مناسبتی، مجبور به وقت‌گذاری مجدد و صرف هزینه‌های مادی و معنوی شده و به‌اصطلاح به دوباره و چندباره‌کاری روی آورده باشید.

این‌ها بخش کوچکی از عوارض بی‌توجهی به مستندسازی است. فواید این امر در سازمان‌ها، از جمله در روابط‌عمومی، متعدد و اقدامی لازم و حرفه‌ای است. اگر ما در یک واحد روابط‌عمومی مشغول به کار هستیم، فارغ از اینکه اندازۀ سازمانی ما بزرگ است یا کوچک، باید موضوع مستندسازی را یک وظیفه تلقی کنیم و در مسیر انجام آن کوتاهی نکنیم. خوشبختانه ابزار فناورانه این امکان را داده است که بسیاری از بهانه‌ها در فرایند مستندسازی، رنگ ببازند.

اما چند نکته: 
مدیران و کارشناسانی که به‌ مستندسازی اهمیت می‌دهند، اهدافی مشخص دارند و در مسیر رسیدن به این اهداف تلاش می‌کنند کمترین هزینۀ مالی و معنوی را به سازمان خود تحمیل کنند. به‌عبارت دیگر، اطلاعات و اسناد را در ردیف سرمایه‌های سازمانی تلقی می‌کنند. 
به کار کارشناسی اعتقاد دارند و با بایگانی و مستند کردن برنامه‌ها و اقدامات خود در فازهای مطالعه، شناخت، تجزیه‌وتحلیل شرایط موجود، طراحی وضعیت مطلوب و اقدامات عملی، امکان بررسی، نقد و طرح نظر را برای سایر کارشناسان، محترم می‌شمرند. در واقع با ذخیرۀ تجربه‌های خود، امکان بهره‌مندی دیگران و به‌ویژه نسل‌های بعدی را ممکن می‌کنند تا با آزمون‌وخطاهای کمتری مسئولیت‌های خود را انجام دهند.

مستندسازی، یکی از روش‌های وقایع‌نگاری و زمینۀ تدوین تاریخ است. روابط‌عمومی‌های مستندساز این امکان را فراهم می‌کنند تا آیندگان راحت‌تر به تاریخ این حوزه دسترسی پیدا کنند و آفتی به نام تحریف تاریخ تا حد زیادی کارایی خود را از دست بدهد. 
روابط‌عمومی حرفه‌ای که اهمیت مستندسازی را درک کرده است، راویِ صادقِ شکل‌گیری، بلوغ و کمالِ هویت و نام‌ونشان یک سازمان خواهد بود. مسیر غلبه بر نقصِ تاریخی عدم استانداردسازی فعالیت‌های روابط‌عمومی در سازمان‌ها به‌طور حتم از مستندسازی می‌گذرد. 

وظیفه و بار مستندسازی فعالیت‌های تمام واحدهای سازمانی نباید بر دوش روابط‌عمومی قرار گیرد اما روابط‌عمومی به‌عنوان واحد تخصصی، باید کمک‌حالِ واحدهای دیگر و البته عرضه‌کنندۀ گزارش نهایی سازمان در قالب‌های تولیدی فاخر و باکیفیت باشد.  
مستندسازی را با نگاهی باز و بدون دخالت منافع و سلیقه‌های شخصی و گروهی به انجام برسانیم. اگرچه فناوری‌های جدید، فرایند تولید، ثبت ‌و ضبط، پردازش و بهره‌برداری مستندات را تسهیل کرده‌اند، تربیت نیروی انسانی متخصص و به‌کارگیری آن در این حوزه، امنیت و کیفیت اقدامات را ارتقا می‌بخشد. 

مستندسازی، اقدامی شیک و غیرلازم نیست. به‌طور معمول، بسیاری از همکاران سازمان اهمیت این کار را درک نمی‌کنند و حتی ممکن است در برابر آن مقاومت کنند. مدیران و کارکنان سازمان را در قالب کارگاه‌های آموزشی با نتایج مستندسازی آشنا کنیم.

برای ارزیابی عملکرد زیرمجموعه‌های خود در ستاد و صف سازمان، به‌ویژه در سطح استان‌ها، به مستندسازی اقدامات‌شان امتیاز بدهیم و تشویق‌شان کنیم.  

* مدیرمسئول ماهنامه مدیریت ارتباطات / سرمقاله شماره 139 ماهنامه مدیریت ارتباطات

منبع: khabaronline-1587525

امتیاز: 0 (از 0 رأی )
نظرشما
کد را وارد کنید: *
عکس خوانده نمی‌شود
نظرهای دیگران
نظری وجود ندارد. شما اولین نفری باشید که نظر می دهد
آخرین اخبار مربوط به بیمه دات کام