رویداد ایران_طیبه حسینی: ایمیل هنوز هم یک ابزار ارتباطی خیلی مهم و رسمی توی محیط‌های کاریه. پس باید بلد باشیم چطوری یک ایمیل حرفه‌ای بنویسیم و ارسال کنیم.
۱. آموزش نوشتن ایمیل رسمی
یک ایمیل رسمی باید یک سری ویژگی‌های خاص داشته باشه:
- موضوع مناسب: موضوع ایمیل باید واضح و مختصر باشه و به طور دقیق نشون بده که ایمیل درباره‌ی چیه.
- سلام و احوالپرسی: ایمیل رو با یک سلام و احوالپرسی مناسب شروع کنید. مثلاً می‌تونید از “جناب آقای/خانم [نام و نام خانوادگی]” یا “با سلام و احترام” استفاده کنید.
- بدنه ایمیل: بدنه ایمیل باید واضح، مختصر و دقیق باشه. از جملات کوتاه و ساده استفاده کنید و از به کار بردن اصطلاحات عامیانه و غیررسمی خودداری کنید.
- درخواست یا هدف: به طور واضح و مشخص بیان کنید که از مخاطب چه درخواستی دارید یا هدفتون از ارسال ایمیل چیه.
- سپاسگزاری: اگه از مخاطب درخواستی دارید، حتماً در انتهای ایمیل ازش سپاسگزاری کنید.
- بستن ایمیل: ایمیل رو با یک عبارت مناسب ببندید. مثلاً می‌تونید از “با احترام” یا “با تشکر” استفاده کنید.
- امضا: در انتهای ایمیل، نام و نام خانوادگی، سمت و اطلاعات تماس خودتون رو بنویسید.
مثال:
موضوع: درخواست مرخصی
جناب آقای/خانم [نام و نام خانوادگی]
با سلام و احترام
بدینوسیله به استحضار می‌رساند که اینجانب [نام و نام خانوادگی]، [سمت]، به دلیل [دلیل مرخصی]، تقاضای مرخصی به مدت [تعداد روز] روز از تاریخ [تاریخ شروع] لغایت [تاریخ پایان] را دارم.
از حسن توجه شما سپاسگزارم.
با احترام
[نام و نام خانوادگی]
[سمت]
[شماره تماس]
۲. تنظیم امضای ایمیل
امضای ایمیل یک بخش خیلی مهم از یک ایمیل رسمیه. امضای ایمیل باید شامل اطلاعات زیر باشه:
- نام و نام خانوادگی
- سمت
- نام شرکت یا سازمان
- شماره تماس
- آدرس ایمیل
- آدرس وب‌سایت شرکت یا سازمان (اختیاری)
- لوگوی شرکت یا سازمان (اختیاری)
اکثر سرویس‌های ایمیل (مثل Gmail، Yahoo و غیره) بهتون اجازه می‌دن یک امضای ایمیل رو تنظیم کنید و اون رو به طور خودکار به انتهای همه‌ی ایمیل‌هاتون اضافه کنید.
۳. استفاده از Gmail، Yahoo یا سرویس‌های داخلی
برای ارسال ایمیل، می‌تونید از سرویس‌های ایمیل مختلفی استفاده کنید:
- Gmail: Gmail یک سرویس ایمیل رایگانه که توسط گوگل ارائه می‌شه. Gmail یک رابط کاربری ساده و کاربرپسند داره و امکانات زیادی رو برای مدیریت ایمیل‌ها ارائه می‌ده.
- Yahoo: Yahoo یک سرویس ایمیل رایگانه که توسط یاهو ارائه می‌شه. Yahoo هم مثل Gmail امکانات زیادی رو برای مدیریت ایمیل‌ها ارائه می‌ده.
- سرویس‌های داخلی (مثل میل‌سرور رایچت): خیلی از شرکت‌ها و سازمان‌ها، یک سرویس ایمیل داخلی دارن که به کارمندانشون اجازه می‌ده از طریق اون ایمیل ارسال و دریافت کنن. استفاده از سرویس ایمیل داخلی معمولاً امن‌تر و مطمئن‌تر از استفاده از سرویس‌های ایمیل رایگانه.
- میل‌سرور رایچت: یک سرویس ایمیل داخلیه که توسط شرکت رایچت ارائه می‌شه. میل‌سرور رایچت به شرکت‌ها و سازمان‌ها اجازه می‌ده یک سرویس ایمیل اختصاصی برای خودشون داشته باشن.
نکته مهم: اگه توی یک شرکت یا سازمان کار می‌کنید، حتماً از سرویس ایمیل داخلی سازمانتون برای ارسال ایمیل‌های کاری استفاده کنید.
۴. نکات مهم در ارسال ایمیل کاری
- بررسی املایی: قبل از ارسال ایمیل، حتماً املای کلمات رو بررسی کنید. غلط املایی می‌تونه نشون بده که شما به ایمیلتون اهمیت نمی‌دید.
- پاسخ سریع: سعی کنید به ایمیل‌های کاری به سرعت پاسخ بدید. تاخیر در پاسخ دادن به ایمیل‌ها می‌تونه باعث ایجاد سوءتفاهم و نارضایتی بشه.
- استفاده از CC و BCC: از CC (Carbon Copy) برای ارسال یک کپی از ایمیل به افرادی که باید از موضوع ایمیل مطلع باشن، استفاده کنید. از BCC (Blind Carbon Copy) برای ارسال یک کپی از ایمیل به افرادی که نمی‌خواید گیرنده‌های دیگه ایمیل از حضورشون مطلع بشن، استفاده کنید.
- حجم فایل پیوست: اگه می‌خواید فایلی رو به ایمیل پیوست کنید، حتماً حجم فایل رو در نظر بگیرید. فایل‌های حجیم می‌تونن باعث کند شدن سرعت ارسال و دریافت ایمیل بشن.
- ارسال ایمیل آزمایشی: قبل از ارسال ایمیل به یک گروه بزرگ از افراد، یک ایمیل آزمایشی به خودتون ارسال کنید تا مطمئن بشید که ایمیل به درستی فرمت شده و همه‌ی گیرنده‌ها می‌تونن اون رو به درستی مشاهده کنن.
۵. تمرین عملی
برای اینکه توی ارسال ایمیل حرفه‌ای بشید، باید تمرین کنید.
- تمرین پیشنهادی:
- یک ایمیل رسمی برای درخواست مرخصی بنویسید.
- یک امضای ایمیل حرفه‌ای برای خودتون تنظیم کنید.
- با استفاده از Gmail یا Yahoo، یک ایمیل آزمایشی به خودتون ارسال کنید.
- با استفاده از CC و BCC، یک ایمیل رو برای چند نفر ارسال کنید.
