نظم دیجیتال و امنیت اطلاعات اداری
رویداد ایران_طیبه حسینی: توی دنیای امروز که اطلاعات یک دارایی ارزشمند و حفظ امنیت و نظم آن ها خیلی مهم است.
۱. بک‌آپ‌گیری از اطلاعات
بک‌آپ‌گیری (Backup) یعنی یک کپی از اطلاعات مهمتون رو توی یک جای دیگه ذخیره کنید تا اگه اطلاعات اصلیتون از بین رفت، بتونید اون‌ها رو بازیابی کنید. بک‌آپ‌گیری یک راه خیلی خوب برای محافظت از اطلاعات در برابر حوادثی مثل:
- خرابی سخت‌افزار
- حملات سایبری
- حذف تصادفی اطلاعات
روش‌های بک‌آپ‌گیری:
- بک‌آپ‌گیری روی هارد اکسترنال: می‌تونید اطلاعاتتون رو روی یک هارد اکسترنال کپی کنید و اون رو توی یک جای امن نگهداری کنید.
- بک‌آپ‌گیری روی فضای ابری: می‌تونید اطلاعاتتون رو روی یک فضای ابری (مثل Google Drive، Dropbox یا OneDrive) ذخیره کنید.
- بک‌آپ‌گیری روی سرور: اگه توی یک شرکت یا سازمان کار می‌کنید، می‌تونید اطلاعاتتون رو روی سرور سازمان بک‌آپ بگیرید.
نکته مهم: بک‌آپ‌گیری رو به صورت منظم انجام بدید و اطلاعات مهمتون رو همیشه توی چند جای مختلف ذخیره کنید.
۲. رمزگذاری فایل‌ها
رمزگذاری (Encryption) یعنی اطلاعاتتون رو به یک فرمت غیرقابل خواندن تبدیل کنید تا فقط افرادی که رمز عبور رو دارن، بتونن اون‌ها رو بخونن. رمزگذاری یک راه خیلی خوب برای محافظت از اطلاعات محرمانه در برابر دسترسی غیرمجازه.
روش‌های رمزگذاری:
- نرم‌افزارهای رمزگذاری: می‌تونید از نرم‌افزارهای رمزگذاری (مثل VeraCrypt یا 7-Zip) برای رمزگذاری فایل‌ها و پوشه‌هاتون استفاده کنید.
- رمزگذاری داخلی: بعضی از سیستم‌عامل‌ها و نرم‌افزارها (مثل Windows و Microsoft Office) امکان رمزگذاری فایل‌ها رو به صورت داخلی دارن.
نکته مهم: یک رمز عبور قوی برای فایل‌هاتون انتخاب کنید و اون رو در جای امنی نگهداری کنید.
۳. جلوگیری از حذف یا ارسال اشتباه اطلاعات
حذف یا ارسال اشتباه اطلاعات می‌تونه خسارت‌های جبران‌ناپذیری به بار بیاره. برای جلوگیری از این اتفاق، باید یک سری نکات رو رعایت کنید:
- دقت: هنگام کار با اطلاعات، خیلی دقت کنید و قبل از انجام هر کاری، مطمئن بشید که دارید کار درست رو انجام می‌دید.
- تایید: قبل از حذف یا ارسال اطلاعات، حتماً از خودتون بپرسید که آیا واقعاً می‌خواید این کار رو انجام بدید.
- محدود کردن دسترسی: دسترسی افراد به اطلاعات رو محدود کنید و فقط به افرادی که واقعاً به اطلاعات نیاز دارن، اجازه دسترسی بدید.
- آموزش: به کارمندان آموزش بدید که چطوری با اطلاعات کار کنن و از حذف یا ارسال اشتباه اون‌ها جلوگیری کنن.
۴. آموزش استفاده از آنتی‌ویروس‌های داخلی (مثل پادویش)
آنتی‌ویروس‌ها (Antivirus) نرم‌افزارهایی هستن که از کامپیوتر شما در برابر ویروس‌ها و سایر نرم‌افزارهای مخرب محافظت می‌کنن. استفاده از آنتی‌ویروس یک راه خیلی مهم برای حفظ امنیت اطلاعاته.
- پادویش: پادویش یک آنتی‌ویروس ایرانیه که توسط شرکت امن‌پردازان سیستم ارائه می‌شه. پادویش می‌تونه از کامپیوتر شما در برابر ویروس‌ها، تروجان‌ها، کرم‌ها و سایر نرم‌افزارهای مخرب محافظت کنه.
نکته مهم: آنتی‌ویروستون رو همیشه به روز نگه دارید و به طور منظم کامپیوترتون رو اسکن کنید.
۵. رعایت اصول امنیت در پیام‌رسان‌ها و سامانه‌ها
پیام‌رسان‌ها و سامانه‌ها (مثل ایمیل، شبکه‌های اجتماعی و نرم‌افزارهای سازمانی) هم می‌تونن یک راه برای نفوذ به اطلاعات شما باشن. برای حفظ امنیت اطلاعات در این فضاها، باید یک سری اصول رو رعایت کنید:
- رمز عبور قوی: از یک رمز عبور قوی برای همه‌ی حساب‌هاتون استفاده کنید.
- احراز هویت دو مرحله‌ای: احراز هویت دو مرحله‌ای رو برای همه‌ی حساب‌هاتون فعال کنید.
- مراقب لینک‌ها و فایل‌های مشکوک باشید: روی لینک‌ها و فایل‌های مشکوک کلیک نکنید.
- به روز رسانی نرم‌افزارها: نرم‌افزارهاتون رو همیشه به روز نگه دارید.
- استفاده از VPN: هنگام استفاده از شبکه‌های Wi-Fi عمومی، از VPN استفاده کنید.
۶. تمرین عملی
برای اینکه توی نظم دیجیتال و امنیت اطلاعات اداری حرفه‌ای بشید، باید تمرین کنید.
- تمرین پیشنهادی:
- از اطلاعات مهمتون بک‌آپ بگیرید.
- یک فایل رو رمزگذاری کنید.
- آنتی‌ویروستون رو نصب و به روز کنید.
- احراز هویت دو مرحله‌ای رو برای یکی از حساب‌هاتون فعال کنید.
- یک رمز عبور قوی برای یکی از حساب‌هاتون انتخاب کنید.