ساده‌سازی وظایف اداری با کمک هوش مصنوعی

تیم‌های مختلف در شرکت‌های بزرگ و متوسط در طول روز جلسات متفاوت برگزار می‌کنند، اعضای تیم با هم مکالمه می‌کنند و در ارتباط هستند. برای هماهنگی بیشتر هم سیستم‌های مدیریت پروژه دارند. گاه استفاده از سیستم‌های اداری و گزارش‌نویسی و هماهنگی در بستر پلتفرم‌ها دردسرهای بسیاری دارد. نیکولاس هوفلینگر و سباستین ماریسچت سال ۲۰۲۰ محصولی ارائه می‌دهند تا با ترکیب صدا و هوش مصنوعی کارهای اداری را ساده‌سازی کنند. استارتاپ آلمانی voiceline به کاربران اجازه می‌دهد پیام‌های صوتی خود را به صورت مستقیم روی ابزارهای روزانه خود مانند سیستم‌های CRM و نرم‌افزارهای مدیریت پروژه قرار دهند و نکات کلیدی پیام‌های صوتی توسط هوش مصنوعی خلاصه‌سازی می‌شود.

جبران ناکارآمدی سیستم‌های اداری با هوش مصنوعی

 نیکولاس هوفلینگر و سباستین ماریسچت پیش از راه‌اندازی voiceline  سمت‌های مختلف در شرکت‌های بسیاری را به عهده داشتند و به شدت از نرم‌افزارهای مدیریت پروژه و سیستم‌های اداری ناامید شده بودند. پس در سال ۲۰۲۰ تصمیم می‌گیرند استارتاپ خود را راه‌اندازی کنند.

نیکلاس در دانشگاه مانهایم در زمینه تجارت و فناوری تحصیل کرد. پیش از راه‌اندازی ویس‌لاین در سمت‌هایی مانند مدیریت داده و مدیریت هوش تجاری و یکپارچه‌سازی فناوری در شرکت‌های مختلف فعالیت می‌کرد.

سباستین در دانشگاه Technische Universität München (TUM) تحصیل کرد. او پیش از تاسیس VoiceLine، در شرکت فناوری Personio، در بخش منابع انسانی کار می‌کرد. او تقریباً دو سال و نیم به عنوان رئیس هوش تجاری خدمت کرد. در این نقش، او مسئولیت انبار داده و frontendهای شرکت را بر عهده داشت. این ۲نفر دوست بودند و چون می‌خواستند دیگران تجربه بدی از کارهای اداری نداشته باشند، سال ۲۰۲۰ ابزاری ایجاد کردند که وظایف اداری را ساده می‌کند و بهره‌وری را از طریق فناوری صدا و هوش مصنوعی افزایش می‌دهد.

ویس‌لاین چگونه وظایف اداری را ساده‌سازی می‌کند؟

بهتر است نحوه عملکرد ویس‌لاین را در قالب مثال بیان کنیم. تصور کنید در یک شرکت مدیرفروش می‌تواند هر صبح پیام‌های صوتی را ضبط کند که نکات کلیدی فعالیت‌های روز قبل و اهداف آن‌روز را خلاصه می‌کند. این پیام صوتی از طریق سیستم CRM که مجهز به ابزار VoiceLine  است، با کل تیم به اشتراک گذاشته می‌شود.

در جلسات مشتری ، نمایندگان فروش می‌توانند از ویس‌لاین برای ثبت بحث‌های مهم و بازخورد مشتری استفاده کنند. این پیام‌های صوتی به طور خودکار رونویسی می‌شوند و به نمایه مشتری در CRM متصل می‌شوند.

پس از جلسه، نماینده فروش یک پیام صوتی سریع را ضبط می‌کند که شامل تمام مواردی است که در جلسه مطرح شده است. رونویسی مبتنی بر هوش مصنوعی این پیام را به متن تبدیل می‌کند، سپس با تیم به اشتراک گذاشته و به ابزار مدیریت پروژه اضافه می‌شود.

در طول روز هم اعضای تیم می‌توانند به پیام‌های صوتی همکاران خود گوش دهند و روند پیشرفت پروژه‌های خود را با یکدیگر به اشتراک بگذارند. این موضوع به حفظ جریان مداوم اطلاعات بدون نیاز به ایمیل‌ها یا جلسات طولانی کمک می‌کند.

در پایان روز هم هر نماینده فروش خلاصه‌ای از فعالیت‌های خود و هر نتیجه مهمی را ثبت می‌کند. این پیام‌های صوتی رونویسی شده و در یک گزارش روزانه جمع‌آوری می‌شوند. مدیر فروش می‌تواند این گزارش‌ها را برای پیگیری پیشرفت و برنامه‌ریزی برای روزهای آینده بررسی کند.

چرا شرکت‌ها از ویس‌لاین استفاده کنند؟

نوشتن در ابزارهای مدیریت پروژه حس و لحن را منتقل نمی‌کنند، اما ویس‌لاین به اعضای تیم اجازه می‌دهد تا ارتباطات خود را از طریق صدا، لحن و احساسات تقویت کنند. با بارگزاری پیام‌های صوتی به صورت مستقیم در ابزارهای مدیریت پروژه‌، در وارد‌کردن دستی داده‌ها صرفه‌جویی می‌شود و افراد می‌توانند بیشتر روی وظایف اصلی خود متمرکز شوند. ویس‌لاین تضمین می‌کند تمام اطلاعات مهم مستند شده و به راحتی قابل دسترسی هستند. ابزارهای ویس‌لاین هم می‌تواند بهره‌وری را در تیم فروش بهبود ببخشد.

از سرویس تیم ویس‌لاین، تیم‌های فروش و خدمات میدانی، متخصصان حوزه پزشکی برای ضبط یادداشت‌ها و به‌روزرسانی وضعیت بیمار که در پرونده الکترونیکی بیمار ثبت شود، بخش لجستیک و زنجیره تامین، حوزه ساخت و ساز و املاک برای ثبت مشاهدات خود از روند ساخت و ساز و بررسی‌های ایمنی و به‌روزرسانی روند پروژه، مدیران فروشگاه‌های خرده فروشی برای برقراری ارتباط با کارکنان درباره موجودی، تبلیغات و بازخورد مشتریان می‌توانند استفاده کنند. معلمان و مدیران نیز می‌توانند از این سرویس برای سخنرانی‌ها و جلسات بهره ببرند. این جلسات را به صورت ویس ضبط کنند و سپس رونویس آن را با دانش آموزان و والدین و کارکنان به اشتراک بگذارند.

ویس‌لاین چگونه امنیت داده‌ها را تضمین می‌کند؟

تیم ویس‌لاین حریم خصوصی و امنیت داده‌‌ها را بسیار جدی می‌گیرد و اقدامات مختلفی را برای محافظت از داده‌های کاربر اجرا می‌کند:

تیم ویس‌لاین به مقررات حفاظت از داده‌های عمومی (GDPR) پایبند است و تضمین می‌کند که داده‌های شخصی به طور قانونی، منصفانه و شفاف پردازش می‌شوند.

این پلتفرم تنها داده‌های ضروری مورد نیاز برای خدمات خود را جمع آوری می‌کند و میزان پردازش اطلاعات شخصی را به حداقل می‌رساند.

ویس‌لاین همچنین رضایت صریح کاربران را قبل از پردازش داده‌های شخصی آنها دریافت می‌کند و اطمینان می‌دهد کاربران از شیوه‌های جمع‌آوری داده‌ها آگاه هستند و با آنها موافقت می‌کنند.

در اقدامی دیگر ویس‌لاین تمام داده‌‌های جمع‌آوری شده در حین انتقال را رمزگذاری می‌کند تا از دسترسی غیرمجاز در حین انتقال محافظت شود.

این پلتفرم از کنترل‌های دسترسی سختگیرانه استفاده می‌کند تا اطمینان حاصل شود که فقط پرسنل مجاز می‌توانند به داده‌های حساس دسترسی داشته باشند.

کاربران همچنین حق دسترسی، تصحیح، حذف یا محدود کردن پردازش داده‌های شخصی خود را دارند و ویس‌لاین هم تضمین می‌کند که کاربران می‌توانند به راحتی از این حقوق استفاده کنند. ویس‌لاین همچنین یک خط مشی رازداری دقیق  به مشتریان خود ارائه می‌دهد که نحوه جمع‌آوری، استفاده و محافظت از داده‌های کاربر را تشریح می‌کند. این سیاست به گونه‌ای طراحی شده است که برای همه کاربران واضح و قابل درک باشد.

ویس‌لاین براساس آمار و ارقام

حدود ۵ سال از فعالیت ویس‌لاین می‌گذرد. آنها برای گسترش فعالیت خود در مجموع ۴.۲ میلیون یورو سرمایه جذب کرده است.

اولین دور جذب سرمایه سال ۲۰۲۱ بود که عدد آن به صورت عمومی اعلام نشد. در سال ۲۰۲۴ این استارتاپ از سرمایه‌گذاران خطرپذیر مانند scalehouse و چند سرمایه‌گذار فرشته، ۲.۴ میلیون یورو سرمایه جذب کرد.

این استارتاپ یک تیم کوچک ۱۰ نفره دارد و حدود ۲۵ مشتری متوسط و چندین مشتری سازمانی از جمله Böllhoff، Hawle، Bohnenkamp، و Elis Textilmanagement2 از سرویس‌‌های ویس‌لاین استفاده می‌کنند. براساس گزارش تیم ویس‌لاین، نرخ رشد ماهانه این استارتاپ ۵۰ درصد اعلام شد.

برنامه ویس‌لاین برای ۲۰۲۴

ویس‌لاین برای سال ۲۰۲۴ چند استراتژی دارد. این تیم قصد دارد حضور خود را در بازارهای جدید، به ویژه اروپا و آمریکای شمالی گسترش دهد. این شامل افزایش پایگاه مشتری آنها و ایجاد مشارکت با مشاغل محلی است.

آنها قصد دارند با نمایش مزایای پلتفرم پیام‌صوتی خود، مشتریان متوسط و سازمانی بیشتری را جذب کنند. ویس‌لاین روی افزودن ویژگی‌های جدید به پلتفرم خود کار می‌کند، مانند تشخیص گفتار چندزبانه، قابلیت‌های پیشرفته هوش مصنوعی برای رونویسی و خلاصه‌سازی بهتر.

تمرکز ویس‌لاین برای سال ۲۰۲۴ بر رشد، نوآوری و ارائه ارزش بیشتر به مشتریان خود از طریق هوش مصنوعی و فناوری صوتی پیشرفته است.