مهارت های ضروری برای هر کارمند اداری در ایران:

طیبه حسینی شهرکی:‌

در دنیای پرشتاب اداری امروز، دیگر مدرک تحصیلی به تنهایی ضامن موفقیت نیست. چه به تازگی وارد بازار کار شده باشید و چه بخواهید جایگاه خود را در یک شرکت معتبر تثبیت کنید،مجموعه ای از مهارتهای نرم و سخت وجود دارد که شما را از یک کارمند معمولی به یک عضو مهارت ضروری برای کارمندان اداری در ایران را۲۰،کلیدی و ارزشمند تبدیل میکند. در این مقاله بررسی میکنیم.

 تسلط بر مجموعهMicrosoft Office     به ویژه Excel    

بسیاری فکر میکنند کار با آفیس یعنی تایپ کردن ساده. اما در دنیای واقعی، توانایی ایجاد یک فرمول مشترک تمام گزارشهای مالی و مدیریتی است.

*  دوره های رایگان روش یادگیری: برای یافتن سریع اطالعات مشتریان از یک لیست هزارتایی.

 * یوتیوب یا پلتفرم های آموزشی آنالین فارسی.

تایپ ده انگشتی (سریع و بدون غلط)

زمان در ادارات طلاست. اگر همچنان با دو انگشت تایپ میکنید، نیمی از زمان مفید خود را ازروش ثبت سریع صورتجلسات در حین صحبتهای مدیر جلسه از دست داده اید.

 *  استفاده از وبسایت های آنالین تایپ فارسی (مانند تایپو).

یادگیری:

. نامه نگاری اداری و آیین نگارش

 نوشتن: هنوز هم در ادارات دولتی و خصوصی ایران، نامه مکتوب سند اعتبار شماستیک نامه درخواست مرخصی یا نامه رسمی به یک سازمان دیگر بدون غلط امالیی و با رعایت لحن مطالعه کتابهای آیین نگارش اداری و مشاهده نمونه نامه های اداری.

روش یادگیری:

 * سازمانهای بزرگ

 و ابزارهای کار با ابزارهای هوش مصنوعی مشابه

تمرین در نوشتن

روش یادگیری: خلاصه سازی سریع یک گزارش

پرامپت های (دستورات) دقیق و هدفمند

مدیریت زمان و اولویت بندی

 استفاده از ماتریس آیزن هاور

روش یادگیری:تشخیص اینکه کدام نامه را امروز پاسخ دهیم و کدام را به فردا موکول کنیم.

کتاب "قورباغه را قورت بده" یا اپلیکیشن های مدیریت

 فن بیان و مذاکره تلفنی

 آرام کردن یک مشتری عصبانی (صدای شما نماد شخصیت کل شرکت است).

 گوش دادن به مکالمات کارشناسان حرفه  ای و ضبط

روش یادگیری: با لحنی محترمانه و قاطع

صدای خود برای رفع ایرادات

اصول بایگانی و مستندسازی (فیزیکی و دیجیتال)

مثال: .پیدا کردن سریع یک فایل در دنیایی که همه چیز به هم ریخته است، یک هنر است.

روش یادگیری: نامگذاری اصولی فایلها در کامپیوتر (مثال : تاریخ- موضوع- نام فرستنده)

یادگیری متدولوژی "پوشه بندی درختی".

کار با نرم افزارهای اتوماسیون اداری (مثل چارگون یا  دیدگاه)

 ارجاع صحیح یک نامه مثال: بیشتر سازمانهای بزرگ ایران از این سیستمها استفاده میکنند.

 درخواست آموزش از همکاران قدیمی

 روش یادگیری:به واحد مالی بدون دخالت دست

مطالعه راهنمای نرم افزار.

 جستجوی پیشرفته در گوگل

دانستن اینکه چگونه یک مطلب تخصصی را در کمترین زمان پیدا کنید، مهارت کارمندان سطح بالاست.

 استفاده از علامت برای جستجوی عبارت دقیق یک قانون یا بخشنامه

جستجوی عبارت روش یادگیری:

مهارت حل مسئله

مدیران به دنبال کسانی هستند که راه حل می آورند، نه کسانی که فقط مشکل را گزارش میکنند.

کابلها و وضعیت کاغذ را  وقتی پرینتر خراب است، چک کنید.

تسلط بر کار با ایمیل

 نوشتن یک ایمیل رسمی با موضوع مشخص و پیوستهای منظم.

کار با نرم افزارهای طراحی سبک

 طراحی سریع یک بنر اطالعرسانی برای برد شرکت.   

مهارتهای کار تیمی و هوش هیجانی

 مدیریت خشم هنگام کار با همکاران دشوار.  

آشنایی با قوانین کار و تامین اجتماعی

 دانستن حقوق خود در مورد اضافه کار و مرخصی.

مهارتهای جستجوی کار و رزومه نویسی

 ساخت رزومه در لینکدین یا رزومهسازهای آنالین.    

امنیت اطالعات و حریم خصوصی 

 رمزگذاری روی فایلهای محرمانه و عدم استفاده از فلش مموریهای مشکوک.

مدیریت استرس و تابآوری

 حفظ آرامش در روزهای پرفشارِ پایان سال مالی.       

کار با ابزارهای اشتراکگذاری ابری                                                                                                        کار همزمان روی یک فایل مشترک با تیم.

رعایت پروتکل های پوشش و ظاهر حرفه ای                           

درک تفاوت بین پوشش اداری و پوشش مهمانی.                    

 یادگیری مداوم (یادگیریِ یادگیری)

 اختصاص 30 دقیقه در روز برای یادگیری یک ترفند جدید در ویندوز.

جدول اولویت بندی یادگیری مهارتها

زمان مورد نیاز برای تسلط اولیه          

سطح اولویت   

مهارت 

 جمعبندی

برای تبدیل شدن به یک کارمند اداری موفق در بازار کار امروز ایران، نیازی نیست در همه چیز متخصص باشید. کافی است اصول اولیه را اصولی یاد بگیرید و همواره در حالبه روزرسانی خود باشید. مسیر شغلی شما با یادگیری همین مهارتهای کوچک، اما کلیدی، هموارتر خواهدشد.